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三個技巧,讓你工作更加高效

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-01-31 15:29
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????三個技巧,讓你工作更加高效

這原本是公司里最普通的會議室之一,卻因“年度優秀表彰大會”的字眼惹人注目。

在領導們贊賞的目光中,那個人不徐不緩的走上領獎臺,接受公司的表彰。

那個人不是我,想到這里,他的拳頭再度握緊。

“明明自己付出的更多,多少個日日夜夜,多少個不眠不休,奈何收獲頗豐的人不是我”

回想到自己加班熬夜,忙個不停,那個人卻下班就走,他的內心隱隱的不甘。

“難道是因為我面對困難時的束手無策,讓領導覺得自己不堪重用?”

拼命反思,那些曾經的局促不安集聚在一起,他心中懊悔自己無能。

“這一年中,你完成的項目無論是數量還是質量都遙遙領先,有沒有什么神奇的方法?”

主持人的聲音中止了他內心的波瀾。

他,屏住呼吸,仔細聆聽。

“沒有什么神奇的方法,只不過我找到了科學高效的做事方法,所以,別人需要一天完成的事情,我可能只需要1個小時就能完成。我對工作的要求很簡單,該工作的時候高效工作,該休息的時候好好休息。”

簡單的話語,卻透露出那個人實至名歸。

只因為高效工作。

難道自己陷入努力的陷阱?

他開始反思自己。

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

看上去很努力

其實已踏入努力的陷阱

這個絕望的群體整天拼命工作,卻看不到回報,貧窮是他們無法擺脫的宿命—日本系列紀錄片《窮忙族》 (2006)

“我都這么努力了,為什么卻得不到回報!”

隨著畢業生踏入職場,原本自由自主的學習方法似乎不能滿足快節奏的工作。

各種工作任務不分時間,不分地點,紛至沓來,職場新人即便是每天忙個不停,甚至于加班熬夜,依舊有做不完的工作。

自認為工作能力不錯,執行能力也很強,每天都在拼盡全力,可是工作并不能讓領導滿意,總是或多或少的有一些瑕疵,甚至自己開始抱怨付出與收獲不成正比。

“我每天工作十二個小時,他卻五點就下班”

“我每天忙的像陀螺,他還在那喝咖啡”

“我疲于奔命全力付出,他卻看起來悠然自得”

在我們的成長歷程中,仿佛都默認“我都這么努力了,我應該得到回報”,其實這便是踏入了“努力的陷阱”。

造成這種現象主要是因為:

效率低:無法正確的做事

效用低:無法做正確的事

陷阱1:效率低

效率是我們規定時間內完成的工作量。

很多人表面上是忙個不停,但是拿個“放大鏡”仔細看他的工作,你會發現一會刷個微博,一會看看朋友圈,一會查個資料,一會寫個文件,他并沒有閑著。

即便是到了下班時間,恍然發現,今天的工作任務沒有完成,怎么辦?延長工作時間,熬夜加班,這分明是看起來努力而已。

工作太多?時間太少?看似矛盾不可調和,但是如果我們掌握了高效工作的技巧,便可以用最少的時間和精力去做好自己的工作。

陷阱2:效用低

效用是我們工作量產生的成果

從我們在學校里學習的時候,其實就已經意識到了效用的重要性。在我們在讀完一本書的時候,竟然發現腦子空空,絲毫沒有吸收課本的知識。

雖然我們在規定的時間完成了書本的閱讀,但是效用極低。職場中,很多人為完成工作任務時只是一味的追求數量,看起來忙忙碌碌,手頭也完成了幾件工作,但是效用卻很低。

在實際工作中,有時候并非是能力不足,也不是不夠勤奮努力,而是因為工作本身就充滿了未知的磨難,如果我們工作不得法的話,只會成為職場中的低效窮忙族。

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

作為一名普通人,如何通過科學的方法讓自己工作高效呢?

讀完這本《思維精進:改變人生的高效思考法》,我總結了三個技巧,具體如下:

技巧1:鎖定目標,拆解目標為可實現的小目標

想要邁向成功,第一步便是明確自己的目標。

職場中,我們的目標便是工作努力的方向,大到職業生涯規劃,小到工作目標。沒有方向,很容易成為無所事事的“閑人”,或者一天到晚瞎忙的“忙人”。

畢業之時,我們揣著自己的職業發展目標,待到現實中的職場,很多人都紛紛棄之,只因理想太豐滿,現實太骨感。

其實我們的人生完全是可以有追求的,在執行的過程中,只因缺少了目標拆解這一步驟,便覺得自己的目標成為一個“夢”。

快節奏的工作,讓大多數人希望自己的目標能夠一步到位,但是目標超出了自己現有的能力,又加上其中一個環節失敗,然后便否定自己,最終放棄。

目標拆解最大的優勢就是將大目標拆解到非常小的目標,小到我們現在可以做為止。

通過這種逐步逼近的思維,讓自己的每一步目標都控制在自己可預見和可控的范圍之內,更能清晰明了處理相關問題。

現在目標的實現,成為下個目標實現的前提;而下個目,反過來成為現在目標的結果。通過一個個小目標的實現,最終大目標的實現便水到渠成了。

有兩種方法可以幫助我們拆解目標:

1、剝洋蔥法

剝洋蔥便是我們在拆解大目標到小目標的過程如同剝洋蔥一樣。

比如說我現在設定一個目標:“寫一篇文章”。

對于很多創作者來說,寫文章都有一點困難,不知道從何下手。那么我們可以使用剝洋蔥法來逐步拆解目標:

(1)確定寫哪一方面的文章。

(2)需要查找哪些材料。

(3)根據資料撰寫大綱。

(4)根據大綱內容完善具體小標題。

(5)根據小標題進行內容填充。

通過這樣的分解目標,我便弄清楚應該從哪方面開始著手做。剛開始“寫一篇文章”看起來籠統又復雜,但是待拆解之后,發現原來如此簡單。

2、多杈樹法

從圖中我們可以看出,樹干代表大目標,每一根小樹枝代表小目標,葉子代表現在要去做的每一件事。

每一個小目標都是實現大目標的條件,小目標的實現之和,便是大目標的實現。在用多杈樹法拆解目標時,首先要明確實現大目標的條件。

這些條件便成為了子目標,下一步便需要考慮子目標實現需要哪些條件。

層層分解,直到畫出所有的樹葉,也就是即時目標為止,才算是完成了目標的多杈樹分解。

比如說,前文中他的奮斗目標—受到年度優秀表彰。

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

通過多杈樹進行分解目標,什么樣的人才能受到年度表彰:

(1)完成項目數量多。

(2)完成項目質量高。

(3)得到老板贊賞。

(4)擁有客戶資源。

根據這些要求,可以繼續拆解:

  • 增加項目數量,需要提高工作效率,為此他開始學習高效工作法。
  • 提高項目質量,需要認真、用心、仔細,為此他深度思考,工作更為縝密。
  • 得到老板贊賞,需要以老板心態工作,為此他轉換思維,學會匯報工作,積極展現自己。
  • 擁有客戶資源,需要注意工作中培養人脈,為此他打算積極參加應酬,增加與客戶的往來。

如此類推,一個完整的多杈樹結構圖便有了,這樣就清楚自己現階段要完成什么工作了。

小結:從大目標拆解到可視性的目標,不要怕繁瑣。一步步實現小目標,為自己的不斷勝利積累信心,從而提升我們工作的主觀能動性,避免中途放棄。

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

技巧2:MECE分析法,結構化思維,從容解決問題

在職場中,我們經常遇見問題束手無策,或者無法提出有價值的建議,又或者思維不全面、不系統,看到同事侃侃而談、積極表現、領導認可、升職加薪,自己卻原地踏步、倍感無奈。

那些我們羨慕的職場精英無一不是解決問題的“好手”,尤其是他們良好的溝通與交流能力,高度的自制力和良好的工作習慣等,都是我們學習的榜樣,但是,卻沒有人告訴我們如何才能做到這些。

高效工作不僅僅要提高工作效率,更要提高效用。而職場中最大的效用不僅僅是客觀上的工作成果,還有領導的信任與認可。

這本《思維精進:改變人生的高效思考法》給我們提供了麥肯錫公司內部流行的MECE工作法,可以幫助我們理性思路,全面思考。

MECE意思就是相互獨立,完全窮盡,其實就是一種結構化思維能力。

從解決方案最高層次開始,逐層列出我們必須解決問題的各項組成內容,在同一層面的每一項內容都是獨立,并可清晰劃分。

在我們遇見問題時,可能會產生束手無策的情況,掌握這三步,輕松實現MECE原則,思路豁然開朗:

(1)鎖定問題的范圍

明確問題的范圍時什么,是公司內部,還是公司外部,部門內部還是部門外部等。所有問題我們都需要考慮并確定工作范圍,在這個范圍內進行問題分解。

(2)尋找問題的分類屬性

在確定好我們擬研究問題的范圍之后,還需要確認問題的分類及屬性,比如說先后,上下或者性別分類。

如果實在不知道怎么分,可采用二分法或者窮盡法:

二分法:是非、對錯、男女、黑白等,只有兩種選擇。

窮盡法:從分大類,層層細分到小類,直到最小單元。

(3)確認是否“不重疊、無遺漏”

這是我們自我檢查是否全面思考的關鍵一步。如果有遺漏,我們需要及時思考并補充,如果無遺漏,這一步便完成。

小結:在運用MECE工作法的時候,我們需要注意做到:

  • 全方位、多角度的思考:不同方位,多角度出發,開闊思路,才會萌生新的想法。
  • 以事實為依據:產生問題的因素進行深入分析,列出各項事實,便于解決問題。
  • 發揮圖表的優勢:可將數據、事物之間的聯系表現出來,一目了然,為分析提供便利。

技巧3:解決問題要“合適”,并非“正確”

現如今,埋頭苦干不一定是職場中的“褒義詞”,如果沒有找到合適的解決方法,即便是熬夜加班,也無法解決問題,讓領導滿意。

主動找方法解決問題的人,才是職場中的稀有資源。

隨著公司和個人的發展,對于高效率的工作越來越高,用最合適的方法解決問題,用最高效的動作推進項目,才是職場中脫穎而出的快捷通道。

1、抓住問題的關鍵

時刻記住將主要精力集中在最重要的事情上—加里.凱勒《最重要的事,只有一件》

很多人抱怨每天的工作層出不窮,問題紛至沓來,留給自己的時間又遠遠不夠。事實上,需要花費時間和精力處理的問題可能并沒有那么多,大部分事情并不會影響工作的進展。

(1)縮小目標,專注于當下最重要的事情。

每天工作之前,可以在紙上按照事情的重要等級排列一下。如果把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限:

 

職場中踏入“努力的陷阱”?三個技巧,讓你工作更加高效

 

優先處理第一象限的工作:馬上做

緊急而重要的工作,兼具時間的緊迫性和影響的重要性,無法回避也不能拖延,必須首先處理優先解決。比如說重大項目的談判,重要的會議工作等。

重視第二象限的工作:計劃做

雖不具有時間上的緊迫性,但是具有重大的影響,這類工作對于個人或者企業的存在和發展以及周圍環境的建立維護,都具有重大的意義。

對于此類工作,要有計劃的、有目標的完成。

授權第三象限的工作:讓別人去做

這些事情很緊急但并不重要,因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區,認為緊急的事情都顯得重要,實際上,像同事要個數據,寄個快遞,訂個機票都并不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急,就會占據人們的很多寶貴時間。

如果有下屬,我們可以安排給下屬去做;如果沒有下屬,那么我們可以問清楚對方的時間節點,有計劃的做。

減少第四象限的工作:少做

瑣碎的工作在我們職場中也很常見,沒有時間的緊迫性,沒有任何的重要性,這種事件與時間的結合純粹是在扼殺時間,是在浪費生命。

瀏覽網頁、同事閑聊等,這是飽食終日無所事事的人的生活方式,職場人應少做。

2、找不到合適的方法,那就接受它

雖然我們明白,解決問題的方法一定比問題多,但是在特定的場景下,可能并沒有合適的辦法才解決工作問題。

這個時候,我們不要逃避或否認,而是坦然接受。除了認清楚問題本身的整潔和目的之外,在特定的環境下采用適當的方法解決問題,才能從根本上提高自己思考和解決問題的能力。

小結:只顧低頭做事,不思考方式方法,除了給自己累著之外,并不能達到事半功倍的效果。累死你的不是工作,而是工作方法,便是這個道理。

最后:

每天早早去公司工作,晚上加班加點才離開,幾乎每天都在忙忙碌碌,做不完的工作,成為很多職場人的現狀。但是升職加薪獲榮譽的人,并非自己,更有甚者,被領導批評工作效率低,質量不高。

想要擺脫這種現狀,只需要掌握文中三個技巧,即可讓你工作更為高效。


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