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高效采購組織的9個習慣

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-02-03 15:14
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????高效采購組織的9個習慣

全世界最成功的企業都有保證盈利和發展的秘訣,它也存在于你的企業中。那就是采購團隊。但是,像高露潔,英特爾和雀巢等企業的采購團隊卻并非典型的采購部門。那么,這是什么原因呢?他們同樣實現了優秀的財務業績,提高了運營毛利,利潤,還有每股收益。

高效采購組織的9個習慣

 

以下是全世界最佳采購團隊的9個常用習慣。

1.將采購業務都要與企業總目標相匹配。

為了獲得企業中的一席之地,采購必須按照企業的商業戰略設定首要目標并有效的分配資源。與其說專注于一些采購標準,例如節余,管理成本,或合同管理,采購更應該思考一下四個問題

最應該改善哪個財務標準?

董事會的首要任務是什么?

采購如何支持產品創新?

企業面臨的主要合規和風險是什么?

競爭對手有但我們沒有的優勢是什么?更進一層,采購知道公司的3年計劃中包含哪些目標嗎?那5年呢?以及如何將所有目標整合成統一價值主張?設定包含在商業策略內的目標有助于采購團隊實現最有意義的價值目標。

世界采購大會的采購領導人 Steve Hall曾說:“當金佰利克拉克的CPO Cynthia Dautrich詢問高級的采購團隊是否想要將企業提升到更高一級時,有許多人為她鼓掌,因為當時許多這類企業還僅僅在糾結盈虧平衡以及增加節余。”

2.用財務術語表達。

采購團隊經常在內部說目標節余,實現節余和效率收益——但這些用語無法與財務團隊和管理團隊形成共鳴。然而如何在企業中有效的表達并傳遞信息卻是至關重要的。

采購需要像CFO一樣,用利潤率和估價等的財務術語報告工作成果。

如果采購能將工作成果轉換成營業毛利,銷貨成本,資產收益,投資資本收益和每股收益時,企業領導者就能明確地了解到采購是如何提升企業的。例如,就采購能力增長而言,采購團隊可以將節約成本幾百萬換成提高營業毛利350個基點,提高投資收益380個基點。

3.深刻理解為了提升財務業績采購應該做什么。

如今,大多數采購團隊并不創造財務業績,但其實他們完成可以。首先,采購領導者必須明確是什么拖了后腿,并創建執行改造的計劃。采購經常會陷在財務和單個部門之間,他們既想要最好的盈虧狀況,又想要工作中使用最好的產品和服務——因此忽視了成本)。

采購必須發現企業目標不一的真正原因,這才能設定正確的路線并實現正確的價值。不一致的原因主要有三:

不同的信息(35%)——每個部門都有不同的信息,這影響了他們的觀點。

不同的理解(60%)——每個員工都聽聞了相同的事情,卻有不同的結論和理解。

不同的驅動力(5%)——每個部門和個人受不同的目標所驅動。

除非每個人都處于相同的狀態,否則轉型就是不可能的。

Mike Hammer說:“大家擁有相同目標但缺少過程的統一也不會成功。同樣的,統一了過程卻有不同的目標也不會成功。”

4.迅速取得成果贏取信任并獲得額外經費。

部門的轉變即使對于被動的旁觀者也是不可阻擋的。對于采購而言猶是如此,因為采購長久以來一直被視為戰略的,幕后的企業部門。

采購部門可以通過將采購背后蘊藏的價值演示給領導者以獲取更多經費。例如,采購可以根據當前供應基礎完成花費分析,來說明隱藏的節余,再將這些節余報告給財務和管理部門以顯示對營業毛利的影響。這樣做的結果就是立即獲得管理層的支持和資助。

高效采購組織的9個習慣

 

5.評估采購資源并明確差距。

采購團隊需要正確地將人力和技術融合在一起。

從采購職員說起。他們是否擁有技術背景和分析技能,包括尋源和其對營業毛利和現金流的影響?或者產品介紹如何與利潤相聯系?或者他們是否能找到可以減小風險并及時交付所需商品或服務的供應選擇?

或者說團隊大部分成員是訂單推銷員,還是催料員,還是品類經理或是采購代理?采購的角色正在發生變化——與之同時,所需的技能和資源也在發生變化。

如今技術可以完成許多傳統采購員工作,這能使團隊成員花更多時間在戰略方案上。這些方案決定了技術如何使得采購員工作更方便,同時達到提高節余和效率的目的。

6.與主要職能部門保持強有力的聯系。

從R&D到市場部,如果不了解每個部門的挑戰和目標,采購部門就無法實現有意義的成果。

采購所做的每件事都應該和企業計劃保持一致,并與企業最緊要的商業目標相一致。采購的主要職能就是權衡交易以創造更多價值。

普華永道的全球采購主管 Remko van Hoek說:“采購管理者應當改變與供應商和企業同事的相處方式;成為商業戰略伙伴比談判折扣更有意義。

高效采購組織的9個習慣

 

7.接受反饋并不斷地改善。

CPO經常評估團隊,但卻很少受到部門外的反饋。

這一狹隘的看法可以使采購部門連續好幾個月不被注意到,有時好幾年。但是,交易終端——用戶,管理團隊,客戶和供應商對于決定采購是否成功卻有關鍵作用;合作,結盟以及商業流程的流暢對實現采購價值有重要意義。首先采購部門應該詢問利益相關者,并真誠接受他們的反饋——無論的積極的還是消極的。這一跨職能的分析是采購短期上長期策略的基礎。

8.在采購進程中不斷評估績效。

這一反饋的周期應當是連續的而不是單次的。采購轉換為財務進步的推手需要“由外而內”的心理支撐,以確保交易終端——用戶和管理團隊能實現進步和重要的事項。

除了這一定性的觀點,采購的轉換應當直接與其對企業關鍵財務指標的影響相聯系,包括營業毛利,收益和每股收益。最佳的采購團隊也會與行業標準相比較——確保他們的績效達到或超過競爭者的水平。

9.根據成功和阻礙重新評估發展藍圖

這是就改變的過程而言,而不只是改變的目標。

改變是困難的,將傳統采購企業改變成影響財務指標的更是要花費時間。采購的發展藍圖需要重新評估,特別當完成重要事件時,確保堅持完成每一項任務,并確保發展藍圖依舊專注于最緊要的企業目標。另外,重新評估需要與企業,利益相關者,客戶和供應商保持一致。

下一步

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你的采購團隊包含這些習慣和特性嗎?大多數企業都只能達到30%以下——所以你并不是唯一得分低的。

盡管改變對每個企業都不同,但最終結果都是為了采購能更好提高財務指標,甚至是內部預算和資源,也是為了能向利益相關者展示項目的巨大價值或危險程度。




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