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不懂這些,怎么成為一名出色的采購?!

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-01-04 16:20
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????不懂這些,怎么成為一名出色的采購?!

想做一個合格的采購很簡單,但是要做一個出色的采購非常難。如果只是單單把采購看成是一個買東西的過程,是非常表面的。我們應該用系統的眼光來看待采購這份工作,采購涉及到了企業的方方面面,財務、生產、運營、銷售,稍有不慎都會給團隊其他部門造成很大的影響。

采購攻略|不懂這些,怎么成為一名出色的采購?!

 

Part 1

采購人員的類別

在電子制造企業中,標準的采購流程可以劃分為戰略采購和日常采購兩個環節,戰略采購包括供應商的開發和管理,日常采購則主要負責材料采購計劃,重復訂單以及交貨付款方面的事務。

一、戰略采購

戰略采購顧名思義,是站在公司的戰略角度出發的,要求采購人員根據企業的經營戰略需求,制定和執行企業的物料規劃。包含了供應商的尋找及開發,供應商考核體系的建立與執行,供應商管理幾大塊。

1、供應商的尋找及開發

一般來說,供應商開發包括:供應市場競爭分析,尋找合格供應商,潛在供應商的評估,詢價和報價,合同條款的談判,最終供應商的選擇。

在供應商開發的流程中,首先要對特定的分類市場進行競爭分析,要了解誰是市場的領導者,目前市場的發展趨勢是怎樣的,各大供應商在市場中的定位是怎樣的,從而對潛在供應商有一個大概的了解。在大多數的跨國公司中,供應商開發的基本準則是“Q.C.D.S”原則,也就是質量、成本、交付與服務并重的原則。

在這四者中,質量因素是最重要的,首先要確認供應商是否建立有一套穩定有效的質量保證體系,然后確認供應商是否具有生產所需特定產品的設備和工藝能力;如果有可能還需要了解供應商的下級供應商,這是為了綜合全面的評價這個供應商是否適合我們自身企業的項目發展。

其次是成本與價格,要運用價值工程的方法對所涉及的產品進行成本分析,并通過雙贏的價格談判實現成本節約。

在交付方面,要確定供應商是否擁有足夠的生產能力,人力資源是否充足,產能規劃以及負荷能力,服務的客戶等。

最后一點,也是非常重要的是供應商的售前、售后服務的紀錄。

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雖然現在的信息發達,尋找相應的供應商相對過去要容易很多,但是在龐大的信息面前進行甄選,只是瀏覽信息是遠遠不夠的。在這個步驟,最重要的是對供應商做出初步的篩選。

經過對市場的仔細分析,你可以通過各種公開信息和公開的渠道得到供應商的聯系方式,這些渠道包括供應商的主動問詢和介紹、專業媒體廣告、互聯網搜索等方式。

建議使用統一標準的供應商情況登記表,來管理供應商提供的信息。

這些信息應包括:供應商的注冊地、注冊資金、主要股東結構、生產場地、設備、人員、主要產品、主要客戶、生產能力等。

通過分析這些信息,可以評估其工藝能力、供應的穩定性、資源的可靠性,以及其綜合競爭能力。在這些供應商中,剔除明顯不適合進一步合作的供應商后,就能得出一個供應商考察名錄。

接著,要安排對供應商的實地考察,這一步驟至關重要。必要時在審核團隊方面,可以邀請質量部門和工藝工程師一起參與,他們不僅會帶來專業的知識與經驗,共同審核的經歷也會有助于公司內部的溝通和協調。

在實地考察中,應該使用統一的評分卡進行評估,并著重對其管理體系進行審核,如作業指導書等文件,質量記錄等,要求面面俱到,不能遺漏。

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2、供應商考核體系的建立與執行

任何采購動作,某一個環節出現失誤都有可能造成后續的問題出現。所以,為了加強供應商管理,我們需要建立考核體系并嚴格執行。

開發供應商的過程中,需要進行供應商審核,文本明項列明要求,包含硬性標準和可容忍項目及整改措施等等。

那么在執行采購過程中,出現拖期以及質量問題怎么辦?如何來處理以及分析解決上述問題?這時就需要有標準,標準就是供應商考核體系,建立在客觀的數據基礎之上,全面的評價供應商的工作成果。

當比如,某一限定時間內,有多少次交貨不及時,出現質量問題的比例,信息反饋及時與否,處理問題的結果等等,把幾個供應商的情況都以數據圖標的形式反饋出來,很快就能分析出很多信息。

要知道,任何規則都不是為了規則本身出現的,而是為了檢驗以及避免未來可能發生的隱患以及風險。在這個過程中,供應商考核體系特別重要,它體現的是一種考量與評價供應商的標尺,間接決定了公司供應渠道的穩定性。

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3、供應商管理

前面兩個部分的內容跟這一部分特別緊密,在開發過程中,詢價議價以及談判都在這個環節里面得到執行,這里面涉及到質量、交貨期、價格等一系列的采購要素。供應商管理直接影響到企業供應渠道的穩定性。

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成本控制:不是價格低的供應商就一定能取勝,要綜合考量其他采購因素。

簡單的說,B的交貨周期以及交貨質量的穩定性都比A要好,但是B的價格略高,那么我也愿意接受B,因為面對A供應商,由于他的交貨以及質量問題,導致的公司形象信譽等隱性損失,以及處理這些問題帶來的問題和風險的花費,可能遠遠超過采購A的成本。

時間節點控制:必須時時掌控供應商的進度以及計劃,以便應對突發事件;同時對于倉儲、物流等都要有整體的把握,斷貨是經常會出現的,但是關鍵是斷貨之后如何及時的補貨,這個至為重要。

供應商關系維護:有時候還需要培訓供應商,處理訂單執行過程中遇到的各種各樣的問題。

二、日常采購

日常采購要求采購人員根據確定的供應協議和條款,以及企業的物料需求時間計劃,以采購訂單的形式向供應方發出需求信息,并安排和跟蹤整個物流過程,確保物料按時到達企業。為企業經營在合適的時間、地點、價格獲取質量、數量合適的資源,以支持企業的正常運營。

須承擔的責任包括:采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數量控制、采購品質控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。

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Part 2

采購人員應有的能力與品質

采購對一個人的個人素質,技術能力,成本意識與價值分析能力,市場預測能力,商務禮儀,議價能力,表達能力,人際溝通與協調能力,外語能力,處理突發事務的能力,都有較高的要求。

一、較強的工作能力

采購是一項相當復雜而且要求很高的工作,采購員應具備的基本工作能力也相當多樣化,必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力等。

1、分析能力

由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定,例如物料規格、品種的購買決策、企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此,采購員應具備使用分析工具的技巧,并能針對分析結果制定有效的決策。

第一,采購支出是構成企業制造成本的主要部分,因此采購員首先必須具有成本意識,精打細算;其次,必須具有“成本效益”觀念,“一分錢一分貨”,不可花一分冤枉錢買品質不好或不具有使用價值的物品,隨時將投入(成本)與回收(使用狀況、時效、損耗、維修次數等)報告加以比較。

第二、詢價開始后接到各供應商的報價,必須具有良好的處理數據能力,這項能力會幫助你發現供應商的不平衡報價,供應商的報價嚴謹性,以及供應商的利潤點在什么地方。

對報價單的內容應有分析的技巧——不可以“總價”比較,必須在相同的基礎上,逐項對原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等加以剖析判斷。

2、預測能力

在現代動態經濟環境下,物料的采購價格與供應數量是經常調整變動的,采購員應能依據各種產銷資料,判斷貨源是否充裕;通過與供應商的接觸,從其“銷售”的態度,揣摩物料可能供應的情況;從物料價格的漲跌,推斷采購成本受影響的幅度有多大??傊?,采購員必須開闊視野,具備“察言觀色”的能力,對物料將來供應的趨勢能預謀對策。

3、表達能力

這里就包括了談判能力、平衡技巧、溝通能力、應酬能力等。

采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通,都必須能正確、清晰表達采購的各種條件,例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等,避免語意含混,滋生誤解。面對忙碌的采購工作,必須使采購人員具備“長話短說,言簡意賅”的表達能力,以免浪費時間;“曉之以理,動之以情”來爭取采購條件,更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

4、清晰的思路

每一家公司都有自己的工作流程和工作思路,所以不管處在一種什么樣的情況下,一個優秀的采購都必須具有清晰的工作思路,沒有思路做項目就會是一團亂麻。

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二、專業的知識與經驗

對產品的認知程度是采購的核心競爭力,因為你只有了解你所采購的物料你才有資本和你的供應商談判。

舉個例子,一個學化工機械并從事多年化工機械采購的人員因工作需而轉向電子元器件采購,盡管他從事采購已多年,但他仍會感到有些力不從心,如果他想盡快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識,補充的途徑很多,如自學、參加相關專業培訓班等。

一些采購員認為,采購員不是搞研究開發的,而且往往有本企業工程技術人員及品管人員的協助,故不需掌握太多的專業知識,持有這種觀點的采購員必須認識到那些可以支持你的人并不是時刻在你的左右,況且有時他們因各種原因未必能幫你。

由于采購員采購的范圍大小不一、物料種類為數甚多,并且科學技術發展極為迅速,采購員要如何持續性的擁有產品知識呢?有幾種方式可供參考:大學的課程、貿易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應商保持聯絡等。

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三、良好的品德

1、正直

正直是一個采購最基本的品質,一個采購首先要取得別人對你信任。采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異,因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫還是利誘,采購員都必須維持“平常心”、“不動心”,重利忘義的人,是難以勝任采購工作的。

2、敬業堅持

采購員需要利用更多的時間去了解市場趨勢與發掘更多的供應商,此外,還要協助高層主管規劃采購策略,因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌,采購員必須毫無怨言地投入其中。有時少打一個電話少寫一封郵件,造成的后果可能會不可估量。

3、平和的心態

主要是三個方面,一是當別人懷疑你的收入的時候要不受其亂,不要害怕別人的議論,身正不怕影子歪;二是當供應商捧你的時候要能保持頭腦冷靜,不要分不清是非;三是同一個部門內,有的時候供應商可能會厚此薄彼,這個時候要保持好心態,頭腦冷靜。

4、虛心與耐心

采購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺,必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析,并將分析結果客觀地呈現出來,選擇最有利益的商品,不因主觀的偏見而左右了采購策略的擬定。

與供應商談判或議價的過程,可能相當艱辛與復雜,采購員更需有忍耐、等待的修養。同時,價格談判是一個持續的過程,每個供應商都有其對應的學習曲線,在供貨一段時間后,其成本會持續下降。

采購員雖然在買賣方面較占有上風,但對供應商的態度,必須公平互惠,甚至不恥下問、虛心求教。每個供應商都是所在領域的專家,多聽取供應商的建議往往會有意外的收獲;與表現優秀的供應商達成策略聯盟,促進供應商提出改進方案,以最大限度節約成本。

總之,一個優秀的采購人員,可以為公司培養起一批優質供應合作伙伴(供應合作伙伴相較于普通供應商,可以提供更好的資金、技術及后期服務等支持,甚至可以共擔風險共付盈虧)??梢酝ㄟ^采購的杠桿效應,為公司創造收益。


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