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采購的經驗和11條干貨總結

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-02-14 11:07
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采購的九大經驗和11條干貨總結

 

 

人得永遠在成長中去學習總結,也許這些話語現在看來并不是黃金,但卻是一個人生中無法丟失的財富。我寫下這些想到的,愿和朋友們交流。

1、采購部門必須要得到有效的監察和控制。且要公心、綜合實力強的 人才 去擔當,最好不要一個人是多人,或者說是高 層領導,甚至是老板自己。

采購的確是一個非常感敏的部門,經濟命脈在這里開始,采購每購回的物料不僅僅是花掉的公司的錢,很多時侯是采購花出的錢掌握著這個企業的生死興衰,一個小的東西可能因為監控不好,出現了后果有時是因私利或責任心不到位,良心不足而釀大禍。采購的價格的高低要質量前提保證去談。因此質量的定性與控制需要人去抓。只有規范 了質量技術要求后才能去這個范疇尋找圈內的供應商,做到性價服務三比,做到監督與檢測的前提前價格才是真成本。

我做過的一個公司在采購部專門設立了一個監查 科:這些科6人左右。他們的工作除了正常的配合倉管收貨,查看最表面的問題,重量或可看得見的質量外,他們還一項工作就是經常到市場上去尋查購買的價格情況是否合理。是否有重大問題。他們的工作與采購是協作又矛盾的。雖然他們只是對市面上的能查到東西的行情質量做了解做證實,這也無不例外的扼殺了很多大的問題的漏洞。當然對大的從廠家去購真的要一個真正熟悉市場的領 導去監督,去證實采購東西的合理性。

2、采購經理工作的重心應放在監督指導上,而不是采購工作上。

一個經理要帶好一幫人,是要付出很多的心血的。不是說每天像螺絲釘一樣不停去擰緊每一環,去跟催每一次貨,去參與每一項采購具體的細節。甚到自己去擔當采購工作,那么他的精力是有限的,他會很難把重心放在去防患未然上。再說如果一個采購經理勤于參與采購細節,采購員會感到責任有人擔,事情有人做,責任心會減弱,會很多時侯聽侯領導指導。這樣采購的不嚴謹細節就會發生,供應商就會明白,誰說了能算。真正做好采購,要讓供應商知道是市場說了算,是競爭說了算,是他們的競爭對手說了算,是公平競爭的結果才是最好的狀態。

3、采購的工作內容越細越分解越好。適當的合理,七成工作量是最佳適度。

我這樣講并不是說我是一個怕多做事的人。但是有一個理念是對的,同樣一個用心做事的人,他并沒有超凡的能力,如果他現在的工作量是1,他會做得很完美,他會花10成的用心度去做。同樣如果他現在工作是10,他可能再盡心為了完成工作他會花1成的用心度去做。采購的事務太多,一是他會處于應付性的完成工作,他不會也沒時間和精力去做更深層的工作。他出錯的機率也會較高,采購領導關注他實質性的東西也會越少??赡芨瘮〉牡胤揭矔?。相對來說如果一個采購工作量超了負荷,這時領導出來分憂解決問題,也成了非常正常合理和采購非常需要的。一個人掌控的東西越多,做多事不是一件好事,采購上更是如此,越細,只要監督到位所能收集的信息反應的情況會更多。

所以相對來說,我們可以不用去考慮多用幾個員工所多花去的工資,多幾個人把工作做得更細一些漏洞少一些,這些無形之中所降低的采購風險,所杜絕的腐敗帶來的效益要可觀得多。

4、采購員要對采購工作有記錄,要經???結匯 報和分析。

這不是說形式,這也是檢測和監督采購工作的一種方式。當工作量相對減少時,管理者有權要求,也應該要求做這方面的工作。采購工作不僅僅是只應付了生產所用就行了,關鍵是時刻對自己的業務要有創新,要有分析。工作有記錄可能是很繁雜而且很多人不適,但有時鐵定如山的記錄會勝過口言巧語的編導。定期的分析,或重大采購事件的分析,管理者可以從這些分析匯報中去核實這些采購信息是否準確,是否有效。就是一個不同的人,層次不高的人,他獨特的分析定也有有利之處。

用人上有時有一個誤區,認為某個人做事做越多,越做得有點馬虎是正常的。感到只要勝任工作多,目的達到了,事情完成了。實則不然,沒有任何記錄和分析總結的工作,會讓領導真正看不到有些深層次的東西。合理用人,適量分配工作,高標準要求員工,加上有效管控是更完美的狀態。

5、注重對采購資訊的管理。

采購的信息,一切在辦公過程中總結收集的情報、資料、甚至總結、分析要謹慎管理,并要有危機管理意識,萬一這個采購員不做了,那么接下來的正常交接工作是否正常,原有資料是否存在,客戶群是否有影響,聯系方式,帳務往來是否明朗受控等等。因此公司在對每一個采購工作期間資訊要妥當管理,人可以再招,但信息與經驗是一時招不回來的。

 

采購的九大經驗和11條干貨總結

 

 

 

6、采購員自身的工作做得越細,越詳盡,越有根有據、有分析,對采購管理者更有威力和殺傷力。

一個人要領導信服他的工作能力,首先他必須是一個心細眼明的人。細到對自己每做的一個工作細節讓領導很難挑出你的毛病,他所做的每一件事,在尊重領導的同事,必須是讓別人沒有什么刺可挑的,讓周圍的人去檢測你的工作能力,不是讓領導通過自己告知領導,自己很能干。這就是一個心境坦蕩的人,問心無愧的人要用心去做的。只有做好了工作的細節,什么樣的領導都會坦然的接受。當然這里我認識到做人做事,做到了“同情才會施舍,理解才會支持”這句話的含義。自己的為人處事,讓周圍的同事能同情你工作的難度,得到了別人的同情,得到了別人的理解,人際交往相處融洽,工作才會做得更加順利。自己不懂不可怕,只要懂得如何去向懂得人溝通就是一個好方向。

7、物料供應商要有足夠的備用和替換的商家。

供應商的培養是要花時間和精力的,由于產品結構變動,由于老供應商的更新跟不上我們的需求,老供應商無法完成采購訂單,質量無法保障,我們在倉促之中也很難得找到好的商家進來。甚至有時我們可能會犧牲一時短暫的利益,也要給物料多備一兩個可用的商家。在不是很急的單子給新客戶足夠的時間去感受參與我們合作的興趣。有時做生意就是放長線釣大魚。沒有人愿意和采購方做生意,采購方受限于某一供應商,這的確是采購的悲哀。

8、各個部門完善的配合,提供較堅實的技術支持和品質管能有效地提高采購的質量和效率。

有時如果是技術資料更改頻繁,時間緊迫,這時給采購留出來的時間有限了,這里就會發生幾種結局:一是的確無法完成任務,二是馬虎完成任務,三是有漏洞完成任務。而公司會顯得無可耐何,順其自然。如果前技術問題,計劃問題做好了,采購就沒有眾多可搪塞的理由。

9、從打樣開始就做到公平公正。

打樣時,打樣車間最好能給多份打樣參照物,可以分給多家廠家,這樣在保證比較各家交期的同時也可以更深地了解到打樣質量。打樣的產品包裝最好空白包裝,不顯示廠名,只有編號。這樣可以避免人為認為誰家好,誰家好,誰家不好的第一直覺。這樣操作更加透明化,公平化。

11條采購管理的最佳實踐干貨

 

一、在采購職能部門中建立合理的組織架構和優先級別以便進行供應商管理

采購部門通常只注重定單管理,而忽視供應計劃的制訂、供應商質量的提高等。一些主要的采購公司不斷學習、了解影響供應行業的經濟因素;他們就像一個公司的同事一樣,毫無保留地與供應商進行交流。

二、減少供應商數量,提高供應商的貢獻度

企業在減少供應商時,希望能夠找到那些具有與公司相匹配的戰略、具有較高的持續增長能力的供應商,并建立一個供應商選擇流程,確保對每一個潛在的供應商運用相同的判斷標準。

三、制訂供應商審批的最低標準并堅持實施這些標準

公司通常希望供應商能提供有競爭力的價格與優質的服務并及時交付產品,還希望與正直、值得信賴、不斷提高自身技術的供應商合作。公司通常不會詳細地披露其供應商審批最低標準,也沒有方法對供應商是否符合標準進行評估。

四、與供應商建立合作伙伴關系以提高采購品的質量

高質量、低成本的采購并非偶然。要從供應商得到高質量的產品離不開精確的管理流程。實行最佳實踐的公司把握各種機會與供應商合作,探尋并確認降低物料成本、消除次品、改進系統設計等方法。

五、與供應商建立合作伙伴關系以降低采購成本

削減采購品的成本對制造業的企業特別重要。企業如果能夠幫助供應商降低成本,企業也通常能夠以更低的價格從該供應商處采購物品。

 

采購的九大經驗和11條干貨總結

 

 

 

六、將采購與公司的總體運作融為一體

采購品的質量還會影響公司提供的產品或服務的質量,最終影響公司客戶的滿意度。最佳實踐公司重視采購的重要性,將采購職能與公司的總體運轉融為一體,公司的采購部門能夠使其采購戰略與公司的總體戰略相匹配。

七、根據公司的總體戰略,選擇集中式、分散式的采購組織架構

集中式與分散式的采購組織架構各有其優勢。企業究竟采取哪一種模式取決于企業的總體規模、產品的特性等,不能一概而論。適宜的采購集中程度是不斷變化的,需要企業不斷進行評審與調整。

八、簡化小額采購的請購程序

許多服務類公司所需的大部分物資來自于少數幾個主要供應商,而許多小批量生產物資則來自于許多供應商。最佳實踐公司通常規定在一定金額以下的采購可由員工與供應商直接進行。

九、將采購職能在常規性、非戰略性工作上耗費的資源降至最低

填寫訂單、檢查開票、請求付款等常規性工作會占用采購人員大量的時間。

最佳實踐公司會將這些沒有附加價值的工作自動化,或是轉給最終用戶去作,或是完全不作。通過減少無附加價值的工作,公司降低了成本,提高了工作效率,采購部門能夠更加注重戰略性的工作。

十、整合采購流程,消除資源浪費、節約時間

如果內部的客戶及供應商能夠實時地讀取訂貨與存貨信息,流程的每個環節能夠同時處理數據,整個采購流程的運轉速度就會大大提高。而且,由于能夠得到更為準確的信息,公司的人員能夠作出更為準確的決策。

十一、將采購人員培養為知識豐富的專業人員

現在的采購專業人員不再是傳統意義上的“購買者”,而更像物資采購的項目經理。采購專業人員的視野更加開闊,他們熟知公司的戰略及公司在行業中所處的位置。他們不僅僅注重成本,還要關心風險管理、市場環境、物料特性等。



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