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注意了,網友支招采購合同的21個“坑”

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-02-12 14:38
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????注意了,網友支招采購合同的21個“坑”

多年前,我底下一個小姑娘剛剛開始負責審核合同(協議)的時候,在法務開展的內部培訓上問過一個問題:合同(協議)要怎么審?

 

在一個分工明確、權責清晰的公司,最好是用公司統一的制式合同(協議),這樣能最大保證公司的利益,降低合同(協議)風險。

 

但是,每個公司都會有顧及不到的角落,所以采購在準備和審核合同(協議)這個階段的重要性不亞于法務。前面說了,在一個分工明確、權責清晰的公司,正常來說是采購和需求部門將需要涉及的服務條款和商務條款提供給法務,由法務來起草和準備合同(協議),但是每個公司的法務都是又強勢又人手不足的,所以等等等便成了常態。

 

蓋章前要注意了,網友支招采購合同的21個“坑”

 

 

為了縮短等待的時間,我們有時候會直接采用對方的合同(協議)范本,再行修改,采用對方的合同(協議)范本,要特別注意各種坑:

 

1、 合同(協議)名稱:產品采購合同(協議)、采購合同(協議)、服務合同(協議)、軟件購買合同(協議)等……總之言簡意賅,最忌諱拖沓帶水。

 

2、 合同(協議)簽訂時間和簽訂地點:簽訂時間會涉及合同(協議)生效時間和后續如果有補充協議的話方便界定是哪份合同(協議)。簽訂地點會涉及合同(協議)訴訟地,也是最好填寫。這兩個要素如果不填寫,在正文中也一定要界定清楚。

 

3、 合同(協議)編號:作為公司合同(協議)管理的一部分,也是要做好記錄的。特別是公司大,合同(協議)多的時候,會簽署類似多個合同(協議),編號就顯得特別重要。

 

4、 甲乙雙方主體:這里的主體一般指公司,通常我們不建議跟個人簽署合同(協議)(勞動合同(協議)除外),如果跟個人簽署合同(協議),一定要在合同中界定對方開具合格有效發票(個人是可以到稅局代開發票的,需要交稅),如果對方明確表示無法提供發票,那么公司必須要代繳個人所得稅,或者直接不簽這個合同,否則公司可能會涉及逃稅連帶責任?,F在甲方和乙方界定的也不是那么清楚了,很多甲方有時候也會變成乙方,甲乙雙方是誰根本無所謂,關鍵是合同正文中的條款和風險點是否更對我方有利?

 

5、 合同有效期:一般的物品、產品采購有效期是從合同簽署之日開始到驗收完畢+付款完成。

 

6、 合同標的:產品明細、型號、數量或者服務的范圍、頻率、時間和價格等,可以用簡單的表格清楚列明,復雜的可以用附件形式顯示。

 

7、 付款條款和結算方式:對我方最好的當然是100%驗收合格,正常使用后+月結XX天支付(一般用于長期穩定供應商)。也有預付訂金+驗收后支付的,依照雙方談判的結果來定。設備和裝修類的還會有保固金或者保修金,等保固期或者保修期滿了才支付(10%)。采購都有付款期的KPI,這也是為什么我們要開發長期穩定的供應商,除了價格上的優勢外,付款條件、保修期都會有很多對我方有利的條款。結算方式現在都是電匯。

 

8、 項目聯系人:雙方的項目聯系人和聯系方式。

 

9、 交貨地點、驗收、安裝培訓、包裝運輸條款和保險:詳細清楚地列明交貨地點,驗收標準(原材料的驗收標準由品控起草,間接物料的由服務部門提供,一般性產品則參照產品的產品型號、規格和介紹,注明驗收的標準—國標?歐標?公差范圍?),安裝培訓誰負責(含費用),包裝運輸條款和要求(incoterm)。特別強調:保險,最好都要求供應商購買110%的保險用于以防止產品在運輸過程中的損害(特別是進口和遠距離運輸的產品和產品),條款中注明,即使對方?;^將保險費用省下來了也沒有關系,不怕一萬只防萬一,萬一遇上了損害,對方負責。

 

10、 產品質量要求和退換貨條款:主要界定產品的缺陷可能和退換貨情況以及時效。

 

11、 知識產權條款:現在很多公司都特別注重公司知識產權的保護,既然是公司購買的,從貨款付清開始,所有權、使用權、知識產權歸屬購買方。且要供貨方保證未侵權,否則損失由供貨方負責。

 

12、 售后條款:界定產品的保質期和保修期,并提供售后服務,注明時效。

 

13、 甲乙雙方責任和義務:根據實際情況列明,特別注意雙方責任義務的對等。如果是服務合同(協議),還會增加一個處罰細則作為附件來約束和考核服務方。

 

14、 違約責任:一般違約責任都比較重,對雙方才有約束力。且違約責任對等,合同中最大坑在于明確了購買方延遲付款的處罰(日利息不超過萬分之五)缺了供貨方或者服務方違約的處罰。明確由違約方賠償被違約方因此導致的一切損失(注意不是直接損失或者限定金額損失)--分手費無上限,嚇嚇對方。

 

15、 不可抗力:列明不可抗力的情況,不可抗力情況下的違約不需承擔責任,可和平分手。

 

16、 保密條款和反賄賂條款:很多公司也越來越注重公司機密信息的保護和采購人員的道德問題,都會在合同中明確。

 

17、 適用的法律和訴訟地:堅持在我方所在地的法律和法院(考慮到地方保護性政策和費用),如果對方一定堅持,則退為原告所在地或者第三地區。

 

18、 其他:界定合同數量,合同生效方式。

 

19、 附件:報價單、驗收條款或者產品說明書、處罰細則、授權證明等。

 

20、 簽字欄:注意定義清楚是蓋章生效還是簽字+蓋章生效。一般會加上簽字人的職位和簽字時間(此時間如果不特指,則默認為合同簽署時間)。很多合同只蓋章不簽字,或者只簽字不蓋章(海外公司沒有公章的例外),其實都是不規范的,正確是“簽字+蓋章”。

 

21、 蓋章:合同使用的是公章或者合同章,只有公章、合同章和財務章才是經過公安局備案的能代表公司的章,其他部門章和業務章都只是公司內部用,對外無效的。記得合同和附件的每一頁都要加蓋騎縫章(每頁不漏且用章完整)。

 

蓋章前要注意了,網友支招采購合同的21個“坑”

 

 

以上,每個條款的每個字都要加以斟酌,

 

→采購審核商務條款

→需求部門審核產品和服務條款

→由法務把握法律條款和風險點

 

這個合同才算完成。不要認為雙方基于長期友好合作的基礎上可以不用簽署合同或者為了規避流程而不簽署合同,所有的合作都基于利益驅使,白紙黑字才是最保險和最有用的。我見過上市的集團公司也有收了錢不交貨又翻臉不認人的時候,也見過付了模具款交了貨卻死賴著拒絕歸還模具的……

 

真真是我愿待你如初見,你卻道不如兵戎相見……






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