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細思極恐:采購犯了這10個錯誤

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-02-07 11:14
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????細思極恐:采購犯了這10個錯誤

細思極恐:采購犯了這10個錯誤,升職加薪徹底沒戲!

 

職場上,即使你做對一百次,只要錯一次,就能顛覆過去的好印象,一步走錯全盤皆輸。 做采購更是如此,今天盤點一下哪些錯誤是采購千萬不能觸犯的,否則,不僅升職加薪受影響,嚴重的還會丟掉飯碗。

1付錯款

 

《員工手冊》中有一條:造成公司損失2000元以上的,記大過一次。員工在年度內記大過2次或以上者,公司可無責解除合同,不予賠償。

在采購這個職位上,造成公司損失最常見的就是付錯款,不管是付錯了供應商還是付錯了金額,都是不被原諒的。金額過大者,將會被追責,嚴重者企業可以無責解除合同,不予賠償。

有個同事,在企業擔任采購員的第三年,在支付工程尾款的時候,誤將要支付給“XX市展鵬工程有限公司”(簡稱P公司)的6800元支付至“XX市展鴻工程設備有限公司”(簡稱H公司),且H公司已經兩年未和企業有任何合作,原銷售窗口也已經離職無法聯系。雖然最終追回了這6800元,但原本要將這位采購員升職為采購主管的計劃就此擱置。

2下錯訂單

作為采購,難免需要下單,不管是供應商信息、產品描述、單位、單價、數量、總價、貨幣、付款條件、貿易條款,要一再確認,不能有錯,否則也會造成公司不可逆的損失。

有個負責采購文具的采購,接到請購單要買100支簽字筆,訂單單位為“盒”(10支/盒),這位采購沒有仔細核對,就按照100的數量下單,結果供應商送貨后,部門驗收才發現,購買了10倍的用量。供應商按照訂單送貨,不同意采購員退貨的要求。

簽字筆是通用物料,可以分發給其他部門的人使用,再不行,用10個月也能消耗完畢,這件事情對這個采購員沒有產生太大的影響,但是如果換成其他的物料或者金額較高的物料,恐怕就不是這么簡單翻篇了。

細思極恐:采購犯了這10個錯誤,升職加薪徹底沒戲!

 

3合同金額錯誤

采購員經常要接觸到合同,特別是前端采購人員,合同信息錯誤也是很要命的,特別是采購金額。所以做采購員,一定要對數字特別敏感,多一個零,少一個零,涉及的就是10倍、100倍的錢。

4合同主體錯誤

 

小陳同時下單給A和B兩家供應商,分別采購1萬和5萬個定制禮品。

A的價格為10元,預付50%;

B的價格為9元,預付20%。

小陳誤將A的合同寫成了B并發給了B,B供應商看到合同后要求漲價并增加預付款,否則不供貨。

針對不同供應商,合同條款不同是正常的事情,但是小陳的錯誤卻將A供應商的條款都泄露出去給了B,從而造成B供應商對合同條款不滿,且此后,B供應商對小陳的信任度也下降,影響后續合作。

5泄露價格

泄露價格有很多種方式,比如串標(在招投標過程中,泄露其他供應商的價格給對方),泄露企業目標底價和過往價格等。

小林在消耗品的年度詢價過程中,沒有刪除原來系統單價就將資料清單發送給了所有參與的供應商,造成供應商報價時參考企業原價格,造成項目失敗。這樣的例子經常發生在馬大哈的采購人身上。

6與供應商/同事同流合污

 

這就涉及到職業道德問題,采購本來就是很敏感的職業,一旦涉及到職業道德問題,是從來不給第二次機會的,特別是和其他部門一起團體作案。人多好辦事?從來不是。

 

細思極恐:采購犯了這10個錯誤,升職加薪徹底沒戲!

 

7不按照公司流程采購

 

采購在日常的工作中會涉及很多“風險采購”或者“緊急采購”的案子,這時候為了加快采購流程,有些采購人會越級處理或者跳過正常流程。比如:

在合同沒有簽署的情況下直接下單(一般下單在合同簽署同時或者之后);

在合同還沒有簽署的情況下提前付款;

在沒有審批的情況下將訂單發送給供應商;

在沒有得到審批的情況下口頭讓供應商準備大量的貨(金額已經超過該采購人的權限);

……

這些都屬于違規操作。

不按照公司流程采購,很多人以為沒有什么大不了的,特別是剛入行的新人。輕微的,會讓流程和制度形同虛設,開了這個后門,影響后續正常的采購流程;嚴重的,萬一需求變化或者審批不成,則會造成企業或者供應商直接且巨大的損失,同樣會影響到該采購員和整個部門的績效。

8與本部門或者業務部門當眾吵架

“嗓子大、脾氣暴”幾乎是所有采購人的通用標簽,辦公室里,最吵的一定是采購部:

你個傻B

你神經病??!

X你媽!

特別是直爽豪邁的的漢子和妹子們,口頭禪嚴重的一個不注意就脫口而出。然而不管是什么企業,在辦公室吵架都是大忌,特別是當眾撕逼。職場上的斗爭,再不和,表面上還是客客氣氣的。

9選供應商跟選擇女朋友一樣

做尋源采購人,日常工作就是開發供應商,但開發供應商不僅看門面,還要看資質和能力,不能跟選擇女朋友一樣,光漂亮好看就行。

很多采購人和供應商合作好幾年了,都沒有去過現場審核,光靠供應商一張嘴巴怎么說就怎么信,最后才發現供應商只是個空殼公司。一旦和這種供應商扯上關系,輕微的,企業倒霉,缺料斷料一堆爛攤子;嚴重的,如果供應商有糾紛或者違法行為(勞資、稅務等),企業還會有連帶責任。

10當上司是“傻子”

 

能做到采購經理、采購總監、采購VP(副總裁)的,個個都是人中龍鳳(另稱:人精),千萬別在他們背后毒舌、搞小動作,他們不動你只是因為事情太多,你還不值得他/她動手而已。長期正經事不干,給上司下套的采購人,會死的很快。

不想做將軍的士兵不是好士兵。

——拿破侖

同樣的道理,不想做“將軍”的采購不是好采購。要想一步一步成為“將軍”,千萬不能犯以上10種錯誤,在日常工作中,要細心再細心,認真再認真,做一個不可替代的采購人,所謂

你的報酬不是和你的勞動成正比,

而是和你的勞動的不可替代性成正比。


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